Ein elektronisches Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen: die „äußere geschlossene Form“ und eine „zeitnahe“ Führung sind erforderlich

Das Finanzgericht Düsseldorf hat entschieden, dass ein elektronisches Fahrtenbuch nur dann als formgerecht gilt, wenn Änderungen an früher eingegebenen Daten entweder technisch unmöglich sind oder nachvollziehbar in der Datei selbst aufgezeichnet werden. Die Transparenz muss so gewährleistet sein, dass alle Eintragungen bei einer normalen Überprüfung des Fahrtenbuchs ersichtlich sind. Die vollständigen Informationen müssen direkt aus dem Fahrtenbuch ersichtlich sein, ohne auf zusätzliche Dokumente verweisen zu müssen, um den integrierten Charakter der Aufzeichnungen zu wahren. Das Gericht betonte auch die Bedeutung der zeitnahen Dateneingabe, unmittelbar nach den Fahrten. Im speziellen Fall konnten die genauen Zeitpunkte der Eintragungen nicht festgestellt werden, da die Protokolldateien fehlten. Unabhängig davon gestand die Klägerin, dass die Eintragungen gebündelt, meist nach dem Tanken, gemacht wurden, wobei die Fahrtdetails vorläufig auf Zetteln notiert wurden. Diese Praxis, insbesondere die Vernichtung der Ursprungsaufzeichnungen, macht es unmöglich zu überprüfen, ob alle notwendigen Informationen festgehalten wurden. Das Gericht fand, dass solche gebündelten Eintragungen nicht den Standards eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs entsprechen, zumal wenn zwischen den Eintragungen längere Zeiträume liegen, was die Vollständigkeit und Korrektheit der Aufzeichnungen in Frage stellt.

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